ODHIN: Sistema de gestión documental

Para control de la gestión interna de instituciones públicas y grandes proyectos

Sistema de gestión documental ODHIN

ODHIN, es un sistema de control para la gestión documental que permite a instituciones y organizaciones el almacenamiento, procesamiento y recuperación de la información asociada a los procesos de gestión documental, operativa y presupuestal. El mismo está orientado al control de las actividades relacionadas con los procesos mencionados permitiendo además configurar la administración y seguridad de la plataforma.

En la actualidad, la implementación del sistema ODHIN, ha permitido al Metro de Quito, reducir costos y tiempos de ejecución, logrando la madurez de sus procesos de forma constante.

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¿Cómo funciona ODHIN?

El sistema ODHIN está conformado por cinco módulos, cada uno diseñado para llevar el control de un departamento en específico, permitiendo la optimización total de los procesos y servicios de la institución, promoviendo así mayor productividad en los empleados para afrontar los retos que se presenten en el sector. Estos módulos son:

Gestión documental:

Módulo para la creación de hojas de ruta de la institución, para asignarlas a las unidades administrativas correspondientes, almacenar estos documentos de forma organizada y permitir su actualización siempre que sea el caso. Este módulo está conformado por seis áreas de trabajo: remitentes, hojas de ruta, palabras clave, documentos, despachos y reportes.

Gestión de seguimiento y control:

Módulo para la  planificación y seguimiento del Plan Operativo Anual (POA) de una institución pública así como del presupuesto asignado para el cumplimiento de las mismas por parte de las diferentes áreas o unidades administrativas.

Gestión de administración y seguridad

Módulo para facilitar y agilizar la configuración de los datos de la empresa. Administrar diferentes áreas como: roles del personal, unidades administrativas y usuarios. Además de también, permitir la designación de los permisos o limitaciones a los miembros de la empresa registrados en el sistema.

Gestión de incidencias:

Módulo para la gestión de incidencias es el encargado de hacer el seguimiento pertinente a las quejas, reclamos y los requerimientos de atención ciudadana, y también las incidencias técnicas que se realizan en la institución.

El módulo ofrece distintas funcionalidades para llevar a cabo las labores de administración y atención de las incidencias tales como: informes, incidencias técnicas, actores sociales, quejas/reclamos/atención ciudadana, actividades y reportes.

Gestión financiamiento:

Módulo para la configuración, planificación, ejecución y seguimiento de todo tipo de financiamiento contratado para los distintos proyectos que se desempeñan dentro de la institución, con el fin de controlar el movimiento del dinero, y evitar las fugas del mismo.

El modulo está divido en distintas secciones tales como: desembolsos, transferencias, pagos, importes y reportes.

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