Revisar los 21 campos obligatorios de las facturas, labor titánica

Todas las facturas tienen 21 campos para información fiscal que obligatoriamente se debe consignar y, por tanto, validar, pues es materia prima para conocer que los contribuyentes son reales, su dinámica de operación, ver de dónde provienen sus ingresos, ofrecer declaraciones prellenadas y tener visibilidad del pago de impuestos.

Esta información se compone de la siguiente manera: dos campos para datos del emisor, nueve campos para datos de la transacción; un campo para el RFC del receptor, seis campos para los conceptos y; tres campos para los totales de impuestos.

Imaginemos que estamos en una empresa que tiene una gran cantidad de proveedores y por tanto debe revisar minuciosamente y validar la información de las facturas para asegurarse que son correctas y, más aún, que amparan operaciones reales y no provienen de empresas fantasma reportadas en la lista negra del SAT .

En esta empresa hipotética, la validación de las facturas que se reciben se vuelve una labor titánica y agobiante, pues si recibiera 1000 facturas diarias, tendría que hacer la validación de 21 campos. ¡Imagina el tiempo que llevaría esta labor!

Si en la revisión se identifica una factura que ampara operaciones inexistentes, y no se aclara, se pueden imponer diferentes sanciones, entre las que están multas que pueden ir desde 50% hasta 75% del valor del documento e incluso puede llevar a sanciones de carácter penal.

Afortunadamente, ahora existe una herramienta que permite recibir cantidades industriales de facturas, conciliarlas para asegurarse que los servicios que amparan son ciertos y no provienen de empresas de la lista negra, evitar así el riesgo de problemas con el SAT y, en el peor de los casos, con la Procuraduría Fiscal de la Federación. Esa solución es: MegaSmart.

MegaSmart es un portal que integra un buzón electrónico que permite recibir facturas de proveedores por una sola vía, validar que están emitidas con un sello vigente ante el SAT y, por tanto, no amparan operaciones inexistentes, así cómo gestionar órdenes de compra de forma ágil, segura y ordenada.

MegaSmart tiene, además una serie de ventajas:

• Tienes la posibilidad de agregar la información de tu addenda después de emitir la factura.
• Ofrecer a tus proveedores la posibilidad de ver en qué estado de pago se encuentran sus facturas.
• Dar de alta tus órdenes de compra, para vincular las facturas correspondientes y así tener un mayor control.
• Gestionar varios proveedores al mismo tiempo.
• Generar informes históricos de las órdenes de compra emitidas y las facturas recibidas.
• Dar seguimiento a las cuentas por pagar.

Actualmente, la solución MegaSmart, que funciona desde cualquier dispositivo, es utilizada por varias empresas y organizaciones que han encontrado en esta herramienta la solución a sus problemas de facturación.

¿Quieres conocer más sobre las facturas falsas y cómo detectarlas con MegaSmart? te invitamos al Webinar “Facturas falsas” que haremos el próximo jueves a las 10:00 AM. Inscríbete de una vez haciendo clic en el siguiente botón:

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