Descubra información valiosa, optimice las operaciones y tome decisiones basadas en datos para optimizar la eficiencia aprovechando todo el potencial de crecimiento de tu negocio.

Task Mining y Process Mining son técnicas muy poderosas que le permiten obtener la visibilidad total de tu proceso comercial y descubrir información que no sería visible sin un enfoque que las combine.

Al analizar los datos de sus procesos en ejecución, puedes identificar información inesperada, mejorar la eficiencia y descubrir nuevas oportunidades de crecimiento. ¡Estas joyas ocultas son la clave para desbloquear el potencial de tus procesos comerciales hoy !Y tú puedes descubrirlas aplicando Task Mining, Process Mining con ARIS!

1. Introducción a la Task Mining (minería de tareas) y Process Mining (minería de procesos).

Al observar los problemas que enfrentan las organizaciones hoy en día, resulta que la visibilidad de datos y procesos ha sido de los más importantes durante décadas. El primer paso para cambiar esta situación es saber cómo se comportan las variables. Es similar a desear cambiar el flujo de tráfico de una ciudad, par hacerlo primero debe obtener un mapa de la red de carreteras disponible y comprender cómo fluye el tráfico hoy.

Lo mismo se aplica a los procesos que se ejecutan en tu negocio. Debe saber cómo actúan antes de poder tomar decisiones y rediseñarlos. Process Mining y Task Mining son dos tecnologías que te permitirán hacerlo obteniendo información sobre el comportamiento existente de tus procesos comerciales, mediante la extracción de información de diferentes fuentes de datos.

Para tener una visión general de extremo a extremo del proceso completo y cuáles son las fuentes de datos que necesita mirar, primero, debe saber que no todos los procesos están completamente automatizados o respaldados por un software de aplicación como sistemas ERP o CSM. Además de eso, también hay tareas manuales en aquellos procesos que son realizados por trabajadores humanos. Pero, ¿cómo podemos ahora obtener una visibilidad completa de esos procesos cuando no es posible rastrear todas sus partes en los sistemas de aplicación?

Para facilitar esto, debe compilar los hallazgos del registro del sistema y enriquecer los resultados de los pasos manuales. Esto se puede hacer usando la solución de minería de tareas de ARIS. La minería de tareas implica analizar cómo los empleados interactúan con diferentes aplicaciones de software para identificar ineficiencias y áreas de mejora, esta herramienta facilita grabadores de pantalla que se ejecutan en la computadora de un empleado, sin ninguna conexión a un sistema que no sea la interfaz de usuario que se ha capturado, estos registradores capturan actividades y analizan los datos resultantes para detectar patrones y tendencias.

La minería de procesos por otro lado, analiza los procesos reales que se ejecutan dentro de un sistema de TI y produce datos que se almacenan en registros de eventos o tablas en la base de datos del propio sistema. Esos análisis se utilizan dentro de una empresa para identificar cuellos de botella y otras ineficiencias.

Al usar estas dos técnicas en conjunto, las empresas pueden obtener una comprensión mucho más profunda de sus operaciones e identificar áreas en las que pueden realizar mejoras. Ya sea que esté buscando mejorar el servicio al cliente, agilizar sus procesos de producción u optimizar su cadena de suministro, la minería de tareas y la minería de procesos pueden ayudarlo a lograr sus objetivos.

2. Identificar joyas ocultas en sus procesos comerciales

Llamamos joyas ocultas esas oportunidades de mejora que no resaltan a simple vista y pueden significar un cambio muy relevante, identificarlas en sus procesos comerciales es crucial para mejorar la eficiencia y la productividad en general. Con la ayuda de la minería de tareas y la minería de procesos, puedes descubrirlas. Estas joyas ocultas pueden ser cualquier cosa, desde una pequeña mejora que ahorra tiempo hasta una revisión importante que podría ahorrarle recursos significativos a su empresa.

Mediante el análisis de datos de diversas fuentes, como los registros de actividad de los empleados y los comentarios de los clientes, puede identificar áreas de mejora e implementar cambios que tendrán un impacto positivo en sus resultados. No subestimes el poder de estas joyas ocultas: ¡podrían ser la clave para desbloquear todo el potencial de tu negocio!

Con las herramientas adecuadas, puede descubrir estas áreas de mejora y allanar el camino para un futuro más eficiente y exitoso para tu empresa. La combinación exitosa de minería de procesos con tecnologías de minería de tareas le brinda una imagen completa, incorporando múltiples granularidades de sus procesos comerciales. Pero eso no es todo, también puede guardar sus hallazgos como procesos en el repositorio de procesos de ARIS, donde todos los hallazgos se pueden reutilizar para proyectos específicos, la transformación de su negocio, la documentación o cualquier proceso de mejora continua en curso. Pero, ¿cómo puede funcionar esto en conjunto en ARIS?

Figura 1: Task Mining análisis en ARIS

La minería de tareas puede generar automáticamente modelos de procesos que representan la secuencia real de pasos que toman los usuarios para completar las tareas. Estos modelos de proceso suelen ser más detallados y actualizados que la documentación existente o los supuestos sobre cómo se realiza el trabajo. También ayuda a identificar variaciones y desviaciones de los modelos de proceso estándar. Al analizar los datos, puede descubrir instancias en las que los usuarios siguen caminos diferentes, usan soluciones alternativas o encuentran cuellos de botella. Esta información le permite comprender el comportamiento real de los usuarios y refinar sus modelos de procesos.

En el ejemplo dado, el flujo derivado de un registro de minería de tareas se visualiza en ARIS Process Mining. Se hace visible que la información del cliente se transfiere a un sistema CRM mediante pasos manuales que incluyen la recepción de correo electrónico y luego la copia de la información en el sistema. Sin embargo, también queda claro que se necesita más información; en ese caso, los ingresos estimados de la empresa y el número de empleados. Esta información se busca en la web y luego se transfiere al cliente potencial creado por un trabajador. Además de identificar variaciones, la minería de tareas proporciona información sobre el comportamiento del usuario, incluidas las tareas repetitivas, las actividades que consumen mucho tiempo y las áreas en las que se puede mejorar la productividad. Al analizar estos datos, las organizaciones pueden identificar oportunidades de automatización y simplificación.

La minería de tareas también ayuda a descubrir las frustraciones de los usuarios, los puntos débiles y las ineficiencias en las aplicaciones de software o las interfaces de usuario. Al identificar las áreas en las que los usuarios luchan o encuentran problemas de usabilidad, las organizaciones pueden rediseñar las interfaces o los flujos de trabajo para mejorar la experiencia general del usuario.

Además, la minería de tareas respalda los esfuerzos de cumplimiento y gestión de riesgos. Permite obtener datos para un análisis en Process Mining para identificar posibles riesgos de cumplimiento o violaciones al comparar el comportamiento real del usuario con las políticas o regulaciones establecidas. Esta capacidad permite a las organizaciones identificar las áreas donde se produce el incumplimiento y tomar medidas correctivas para garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.

La minería de tareas es un proceso continuo que permite a las organizaciones monitorear y refinar continuamente los modelos de procesos a lo largo del tiempo. Al capturar y analizar regularmente las interacciones de los usuarios, las organizaciones pueden realizar un seguimiento de los cambios en el comportamiento, identificar patrones emergentes y adaptar sus modelos de procesos para reflejar el entorno de trabajo en evolución.

Figura 1: Modelo BPMN detallado basado en Task Mining que incluye metadatos.

En resumen, la minería de tareas permite a las organizaciones obtener una comprensión profunda de cómo se realiza el trabajo, identificar las ineficiencias de los procesos e impulsar los esfuerzos de mejora continua para optimizar los procesos y mejorar las experiencias de los usuarios.

3. Elaboración de una estrategia para aprovechar la minería de tareas y la minería de procesos para obtener el máximo beneficio.

Elaborar una estrategia para aprovechar la minería de tareas y la minería de procesos para obtener el máximo beneficio, es un paso crucial para descubrir las joyas ocultas de sus procesos comerciales. La minería de tareas puede ayudarlo a identificar las tareas comunes realizadas por sus empleados, mientras que la minería de procesos puede ayudarlo a visualizar todo el proceso y detectar cuellos de botella e ineficiencias. Al combinar estas dos tecnologías, puede obtener una comprensión más profunda de sus procesos comerciales, identificar áreas de mejora e implementar cambios que conducirán a una mayor eficiencia y rentabilidad. Para aprovechar al máximo la minería de tareas y la minería de procesos, es importante contar con un plan claro. Este plan debe incluir objetivos específicos, un cronograma para la implementación y un equipo de expertos que puedan ayudarlo a analizar los datos y tomar decisiones informadas.

• Desatando la granularidad:

  la capacidad de la minería de tareas para capturar detalles minuciosos sobre tareas individuales encaja con la minería de procesos, lo que permite a nuestros clientes comprender las interacciones de los usuarios dentro de aplicaciones específicas y su impacto más amplio en los procesos de extremo a extremo. Esta fusión de datos empodera a las empresas con una comprensión más profunda y detallada de las tareas realizadas dentro de sus operaciones.

• Validación del descubrimiento de procesos:

  la capacidad de la minería de procesos para descubrir y visualizar automáticamente modelos de procesos depende de los registros de eventos. La integración de datos de minería de tareas en este proceso permite la validación y el ajuste fino de estos modelos de proceso, incorporando la secuencia real de tareas y las interacciones dinámicas del usuario. Esta integración garantiza la precisión y la integridad de los modelos de procesos, lo que permite a las empresas disponer de planos fiables para la optimización de procesos.

• Impulsar la optimización del rendimiento:

  la minería de procesos proporciona métricas de rendimiento vitales, señalando cuellos de botella e ineficiencias. Al integrar datos de minería de tareas, las organizaciones pueden identificar tareas específicas o interacciones de usuarios que dificultan el rendimiento. Armados con esta información granular, las empresas pueden orquestar mejoras y optimizaciones específicas que impulsen la eficiencia del proceso y el rendimiento general.

• Fomento de mejoras centradas en el usuario: 

  el enfoque de la minería de tareas en las interacciones del usuario proporciona a las organizaciones una comprensión profunda del comportamiento del usuario, los puntos débiles y la experiencia del usuario. La integración de la minería de tareas y la minería de procesos permite a las empresas alinear los esfuerzos de optimización de procesos con las necesidades y comportamientos de los usuarios, fomentando mejoras centradas en el usuario que mejoran la satisfacción y la productividad.

4. Conclusión: desbloquear el valor oculto con la minería de tareas y la minería de procesos

En conclusión, la minería de tareas y la minería de procesos son herramientas poderosas que pueden ayudar a analizar cada paso de un proceso e identificar áreas de mejora, permitiendo a las empresas optimizar sus operaciones, reducir costos y aumentar la eficiencia. La minería de tareas proporciona una vista granular de cómo los empleados interactúan con las aplicaciones de software, lo que permite a las organizaciones identificar cuellos de botella e ineficiencias en sus flujos de trabajo. La minería de procesos, por otro lado, proporciona una vista de alto nivel de procesos comerciales completos, lo que permite a las empresas identificar áreas para optimización y automatización.

Al combinar estos dos enfoques, las empresas pueden obtener una comprensión integral de sus procesos y tomar decisiones basadas en datos para mejorar sus operaciones. En última instancia, la minería de tareas y la minería de procesos pueden ayudar a las empresas a lograr sus objetivos, ya sea reduciendo costos, mejorando la satisfacción del cliente o aumentando los ingresos. Con estas herramientas, las empresas pueden descubrir las gemas ocultas de sus procesos y desbloquear todo su potencial.

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Versión original: https://blog.softwareag.com/optimize-business-processes-task-process-mining/