Optimizando el trabajo hibrido: teletrabajo y presencial.

Existen muchos desafíos y riesgos que los ejecutivos suelen pasar por alto al implementar el trabajo híbrido en sus organizaciones, particularmente en los procesos comerciales y tecnológicos ¿Cuáles son?

El trabajo híbrido se ha convertido en una tendencia importante, especialmente después de los tiempos turbulentos de la pandemia de COVID-19. Con el aumento de los costos, las organizaciones buscan formas de ahorrar en gastos de viaje y al mismo tiempo mantener la productividad. Sin embargo, a pesar de la creciente popularidad del trabajo híbrido, muchas organizaciones luchan por implementarlo con éxito. En esta publicación de blog, discutiremos los riesgos asociados con el trabajo híbrido, particularmente en lo que respecta a los procesos comerciales y las herramientas tecnológicas utilizadas.

El reto de mantener vivo el flujo de trabajo

En entornos de trabajo híbridos, existe el riesgo de que los empleados se desconecten de las formas de trabajo esperadas, especialmente cuando cambian los requisitos comerciales. Considere el ejemplo de los ejecutivos que imprimen procedimientos operativos estándar (SOP) y los pegan en las paredes de sus oficinas. Si bien esto puede parecer una solución pragmática, expone importantes problemas y riesgos para la organización. Los requisitos comerciales evolucionan constantemente debido a factores como nuevas regulaciones o mejoras de procesos. ¿Cómo puede la empresa actualizar los materiales impresos para reflejar estos cambios?

La existencia de “sombras” dentro de una organización, como TI en la sombra, procesos en la sombra y documentos en la sombra, plantea una grave amenaza. Las sombras representan la lógica oculta y a menudo obsoleta de una organización. Actualizar y actualizar estas sombras puede ser una tarea desalentadora, lo que lleva al uso continuo de procesos, sistemas y documentos obsoletos por parte de los empleados. Si bien las instrucciones de trabajo anteriores pueden parecer “suficientemente buenas” en la mayoría de las situaciones, es posible que no sean lo suficientemente precisas en situaciones críticas, como la seguridad o el control de calidad. Para abordar este desafío, el flujo de información sobre las actualizaciones de los procesos de negocio debe ser dinámico y vivo. Los SOP digitales, accesibles a través de portales de procesos basados ​​en la web, pueden ayudar a mantener vivo el flujo actualizándolo constantemente. Los empleados pueden navegar y encontrar fácilmente información relevante para sus funciones, así como suscribirse a actualizaciones.

Trabajo híbrido y la superación del estancamiento de los procesos

En situaciones de trabajo híbridas, los empleados pueden adaptarse rápidamente a sus estilos de trabajo, lo que puede resultar en una falta de seguimiento crítico de los procesos existentes. Incluso en entornos de excelentes trabajos, siempre hay margen de mejora y oportunidades de cambio. Sin embargo, sin la capacidad de observar y comprender las formas de trabajo actuales, las empresas pierden la capacidad de progresar en sus prácticas comerciales.

Sin duda, el trabajo remoto ha supuesto un cambio significativo en la productividad, eliminando la necesidad de desplazamientos y liberando tiempo. Sin embargo, también presenta sus propios desafíos:

La ausencia de reuniones presenciales puede provocar fatiga y agotar la energía de las personas, lo que dificulta su capacidad para cuestionar y mejorar los procesos de trabajo. Para abordar este problema, las organizaciones deben aprovechar las herramientas y procesos adecuados que trasciendan la ubicación física de los empleados. La tecnología Task Mining o minería de tareas, puede ayudar a identificar patrones en los procesos, generando oportunidades de automatización y cumplimiento. La tecnología de Process Mining o minería de procesos, por otro lado, puede identificar debilidades en el desempeño del proceso a través del análisis de huellas digitales. Al hacer visibles estos patrones, las organizaciones pueden impulsar mejoras continuas.

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Los procesos establecen conexiones significativas

El trabajo híbrido presenta desafíos únicos para los nuevos empleados que quizás nunca hayan conocido a sus compañeros de trabajo o tengan interacciones cara a cara limitadas. Generar confianza y garantizar que los empleados realicen sus tareas correctamente se vuelve crucial. Los SOP digitales, que describen procesos estandarizados, brindan a los recién llegados una sensación de seguridad y orientación. En el pasado, esta transferencia de conocimientos se producía a menudo a través de interacciones y conversaciones informales. Sin embargo, con los SOP digitales, las personas pueden aprender cómo realizar tareas de manera efectiva y eficiente, comprender su propósito y saber con quién conectarse y colaborar. Los procesos actúan como una capa de conexión entre las personas y la organización para la que trabajan, garantizando una transición perfecta para los nuevos empleados.

Resumen

A medida que las organizaciones adoptan el trabajo hibrido, la tecnología desempeña un papel crucial para facilitar la colaboración y trascender las fronteras físicas. Sin embargo, es fundamental no pasar por alto el impacto en los procesos y flujos de trabajo. Los procesos actúan como el conector fundamental entre los individuos y el propósito de una organización. Para mantener la capacidad de una organización para cuestionar, aprender, mejorar y actualizar formas de trabajo, es crucial aprovechar la tecnología de procesos, como los portales de procesos con SOP digitales, Process Mining y Task Mining. Estas herramientas permiten a las organizaciones adaptarse al trabajo híbrido, fomentar mejoras continuas y garantizar la productividad ¿Quieres empezar a utilizarlas? Haz clic en el siguiente botón, regístrate y te contactaremos para facilitarte un demo e iniciar.

Versión original: https://blog.softwareag.com/optimize-business-processes-task-process-mining/